Datenschutzbedingungen

Präambel

Your Editing Team (“Your Editing Team”) sammelt und verwendet Informationen über Einzelpersonen (“persönliche Daten”) im Rahmen der Geschäftstätigkeit. Die Datenschutzgesetzgebung gibt Einzelpersonen das Recht zu wissen, welche Informationen über sie gespeichert sind, und sie bietet einen Rahmen, um sicherzustellen, dass persönliche Daten ordnungsgemäß behandelt werden. Diese Richtlinie legt unsere Erwartungen hinsichtlich der Kontrolle der von Your Editing Team behandelten persönlichen Daten dar. Dazu gehören Daten von Mitarbeitern, Auftragnehmern, Bewerbern, Kunden, potenziellen Kunden und Antragstellern.

Es ist wichtig, dass die Daten in einer fairen und rechtmäßigen Art und Weise verarbeitet werden:

• die Grundrechte und Grundfreiheiten des Einzelnen, insbesondere das Recht auf Privatsphäre, zu schützen; und
• Organisationen in die Lage versetzen, persönliche Daten im Rahmen ihrer legitimen Geschäftstätigkeit zu verarbeiten.

Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für Your Editing Team. Alle Daten, die dort verarbeitet werden, fallen unter die einschlägigen Datenschutzgesetze des Heimatlandes des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen.

Alle Mitarbeiter Your Editing Team, seine Vertreter und Auftragnehmer, die im Auftrag Your Editing Team arbeiten, müssen sich an diese Richtlinie halten.

 Definitionen

Der Klarheit halber werden im Folgenden die Definitionen einiger gemeinsamer Datenschutzbegriffe aufgeführt, auf die in dieser Richtlinie Bezug genommen wird:

Um auf die Software zuzugreifen, verfügen Sie über einen Benutzernamen und ein Passwort. Dieser wird von uns eingerichtet und Ihnen innerhalb von fünf Arbeitstagen ab dem Datum Ihrer Annahme dieser Lizenz zugesandt.

 Persönliche Daten

Alle Informationen, die eine Organisation über lebende Personen besitzt und/oder verwendet, einschließlich Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummern usw.

 Sensitive Dten

Persönliche Daten, die aus Informationen wie medizinischen Informationen, Strafregisterauszügen, rassischer oder ethnischer Herkunft oder politischen Überzeugungen der Person bestehen.

 Verarbeitung

Jegliche Nutzung, der personenbezogene Daten unterzogen werden, einschließlich Beschaffung, Abruf, Aufbewahrung, Speicherung oder Entsorgung. Beispiele für die Verarbeitung umfassen:

• Verwaltung oder Einrichtung von Kundenkonten
• Verwendung von Daten für Marketingzwecke
• Verwaltung und Pflege von Mitarbeiterdaten

Cookie

Eine kleine Datei mit Buchstaben oder Zahlen, die auf ein Gerät heruntergeladen wird, wenn der Benutzer auf bestimmte Websites zugreift. Cookies ermöglichen es einer Website, das Gerät eines Benutzers zu erkennen. In dieser Richtlinie bezieht sich der Begriff “Cookie” auf alle Technologien, die eine ähnliche Funktion erfüllen.

Notwendiger Cookie

Ein Cookie, dessen Funktion ausdrücklich von dem vom Benutzer angeforderten Dienst angefordert wird und daher speziell mit diesem in Verbindung steht.

 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Eine Person, die bestimmt, zu welchen Zwecken und auf welche Weise personenbezogene Daten verarbeitet werden oder werden sollen.

 Datenverarbeiter

Jede Person (außer einem Mitarbeiter des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen), die die Daten im Auftrag des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen verarbeitet.

Allgemeine Grundsätze

Your Editing Team verlangt, dass alle persönlichen Daten in angemessener Weise behandelt werden. Dies bedeutet dies:

• Wir sind klar und offen gegenüber Einzelpersonen, wie ihre Informationen verwendet werden.
• Wir verwenden Informationen über Einzelpersonen nur in Übereinstimmung mit ihren angemessenen Erwartungen
• Die Informationen, die uns über eine Person vorliegen, sind relevant und ausreichend, aber nicht übertrieben
• Wir unternehmen angemessene Schritte, um sicherzustellen, dass die gespeicherten Informationen korrekt sind und auf dem neuesten Stand gehalten werden.
• Wir bewahren personenbezogene Daten nicht länger als nötig auf
• Wir respektieren das Recht des Einzelnen auf Zugang zu einer Kopie der Informationen, die wir über ihn besitzen, und sein Recht, unter bestimmten Umständen gegen unsere Informationsverarbeitung Einspruch zu erheben oder diese zu verhindern.
• Wir bewahren alle persönlichen Daten sicher auf
• Wir übertragen keine personenbezogenen Daten in ein Land außerhalb des EWR, in dem es keine angemessenen Datenschutzgesetze oder -verfahren gibt.
• Es ist daher wichtig, dass Your Editing Team die acht Datenschutzgrundsätze einhält, da eine Nichtbeachtung zu einer Straftat führen kann.

Grundsätze von GDPR

Die Daten werden nach Treu und Glauben und auf rechtmäßige Weise verarbeitet und dürfen insbesondere nicht verarbeitet werden, es sei denn, bestimmte Bedingungen sind erfüllt.

• Die Daten werden nur für einen oder mehrere festgelegte und rechtmäßige Zwecke erhoben und dürfen nicht in einer mit diesem Zweck unvereinbaren Weise weiterverarbeitet werden.
• Die Daten müssen dem Zweck oder den Zwecken, für die sie verarbeitet werden, entsprechen, dafür erheblich sein und dürfen nicht darüber hinausgehen.
• Die Daten müssen sachlich richtig und gegebenenfalls auf dem neuesten Stand sein.
• Die Daten dürfen nicht länger aufbewahrt werden, als es für diesen Zweck erforderlich ist.
• Die Daten werden in Übereinstimmung mit den Rechten der betroffenen Personen gemäß der Datenschutzgesetzgebung verarbeitet (z.B. Recht auf Zugang zu persönlichen Informationen)
• Es sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gegen die unbefugte oder unrechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten und gegen den zufälligen Verlust, die zufällige Zerstörung oder die Beschädigung personenbezogener Daten zu treffen.
• Daten dürfen nicht in ein Land oder Gebiet außerhalb des EWR übermittelt werden, es sei denn, dieses Land oder Gebiet gewährleistet ein angemessenes Schutzniveau für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Your Editing Team ist in erster Linie Datenverarbeiter. Datenkontrolleure haben ein höheres Maß an Verantwortung als Datenverarbeiter. Ein für die Datenverarbeitung Verantwortlicher bleibt in vollem Umfang für seine Handlungen und die Sicherheit der personenbezogenen Daten verantwortlich und unterliegt allen Anforderungen der Datenschutzgesetzgebung. Ein für die Datenverarbeitung Verantwortlicher ist auch für Daten verantwortlich, die an den Datenverarbeiter übertragen werden, der diese persönlichen Daten verarbeitet.

Anfahrt

Your Editing Team hat Richtlinien (einschließlich dieser Richtlinie) und Verfahren festgelegt und Verantwortlichkeiten zugewiesen, um das Risiko zu handhaben, dass Informationen über Einzelpersonen unangemessen gesammelt, verwendet, offengelegt, aufbewahrt oder entsorgt werden, und dass unsere gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen eingehalten werden, einschließlich derer unter

• Das Datenschutzgesetz von 1998, und
• Die Bestimmungen zum Datenschutz und zur elektronischen Kommunikation (2011).

Zu diesen Prozessen und Verfahren gehören:

Sicherstellen, dass wir über die entsprechenden Genehmigungen für die Vermarktung an Kunden über elektronische und nicht-elektronische Mittel verfügen, einschließlich der Zustimmung zur Verwendung von Cookies, wenn diese nicht “unbedingt erforderlich” sind, und dass ein Unterdrückungsverfahren vorhanden ist, um die Vermarktung an Kunden zu verhindern, wenn wir nicht über die erforderliche Genehmigung verfügen oder wenn die Genehmigung zurückgezogen wurde.

Datenaufbewahrungsstandards und die Verwendung von Datenaufbewahrungsplänen zur Aufzeichnung von Aufbewahrungsfristen, um sicherzustellen, dass wir personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufbewahren, dass die Datenaufbewahrung den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen entspricht und dass Daten angemessen vernichtet werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Datensicherheitsstandards zum Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff, Änderung oder Zerstörung. Zu den Kontrollen gehören physische Kontrollen wie Gebäudezugangskontrollen und Behälter für vertrauliche Abfälle; IT-Kontrollen wie Datenverschlüsselung, Datensicherung und Systemzugangskontrollen. Mitarbeiter werden einer Überprüfung unterzogen, um Fitness und Eignung zu beurteilen, und es ist Mitarbeitern nicht gestattet, Kundendaten auf Laptops zu speichern oder Kundendaten ohne die entsprechenden Kontrollen (einschließlich vorheriger Genehmigung) aus dem Firmengelände (physisch oder elektronisch) mitzunehmen.

Datenaustauschprotokolle, um sicherzustellen, dass Daten (innerhalb oder außerhalb Your Editing Team) nur dann ausgetauscht werden, wenn entsprechende Kontrollen eingerichtet wurden, und die auszutauschenden Daten auf das notwendige Maß beschränkt sind und über sichere Methoden ausgetauscht werden. Dies schließt schriftliche Vereinbarungen über die gemeinsame Nutzung von Daten ein, in denen die routinemäßige gemeinsame Nutzung von Daten stattfindet, um die Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen in Bezug auf die offengelegten oder erhaltenen Daten festzulegen.

Im Falle eines unglücklichen Datenverlusts koordiniert der Hauptgeschäftsführer eine diesbezügliche Untersuchung, deren Ergebnis darin besteht, dass Kontrollen eingeführt werden, um das Risiko eines ähnlichen Datenverlusts zu mindern. Alle schwerwiegenden Datenschutzverletzungen sollten protokolliert und Verfahrensänderungen vorgenommen werden, wenn nicht konforme Trends auftreten.

Definierte Prozesse für den Umgang mit dem Zugang von Subjekten und anderen Anfragen Dritter nach ihren persönlichen Daten.

Schulung des Personals, um sicherzustellen, dass sich alle Mitarbeiter ihrer Verantwortung in Bezug auf die Verwendung von Informationen über Einzelpersonen bewusst sind, sowie Überwachungsprozesse, um sicherzustellen, dass diese in der Praxis eingehalten werden.

Regierungsführung

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Jeder der Direktoren von Your Editing Team trägt die letztendliche Verantwortung für die Verwaltung des Datenschutzes innerhalb des Unternehmens. Insbesondere sollten die Direktoren sicherstellen, dass solide Governance-Regelungen zur Verwaltung, Überwachung und Kontrolle von Datenschutzfragen vorhanden sind.

Alle Direktoren sind dafür verantwortlich, die Einhaltung dieser Richtlinie innerhalb ihres Verantwortungsbereichs sicherzustellen.

Alle Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, alle persönlichen Daten in angemessener Weise und in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie und den damit verbundenen Richtlinien und Prozessen zu behandeln. Die Mitarbeiter müssen eine Schulung und Sensibilisierung in Bezug auf die Richtlinien, Verfahren und internen Kontrollen absolvieren und sicherstellen, dass sie ihre Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Verwendung personenbezogener Daten verstehen.

Der Hauptgeschäftsführer ist der ernannte Datenschutzbeauftragte und dafür verantwortlich, dass angemessene Kontrollen zur Minimierung des Risikos eines Verstoßes vorhanden sind.

Your Editing Team muss sicherstellen, dass beim Abschluss einer neuen Geschäftsvereinbarung die entsprechenden Datenschutzklauseln in die Vertragsdokumentation aufgenommen werden, wo immer dies relevant ist, einschließlich der Berücksichtigung sowohl der Zwecke, für Your Editing Team die Dateien möglicherweise verwenden möchte, als auch der Kontrollen über die Verwendung der Daten durch unsere Drittpartner.

Überprüfung der Eigenverantwortung und Ordnungsmäßigkeit

Diese Politik wird mindestens einmal jährlich überprüft. Alle vorgeschlagenen Änderungen oder Ergänzungen zu dieser Politik müssen vom Hauptgeschäftsführer genehmigt werden.

 Nichteinhaltung dieser Richtlinie.

Die Nichteinhaltung dieser Richtlinie wird durch die normalen Disziplinarverfahren des Unternehmens behandelt.

 Einen Vorfall melden

Um vermutetes schwerwiegendes Fehlverhalten oder einen Verstoß oder mutmaßlichen Gesetzes- oder Regelverstoß zu melden, senden Sie bitte eine E-Mail an support@youreditingteam.de.

Eskalation

Wir betrachten eine Beschwerde, einen Vorfall oder ein Versagen als Ausdruck der Besorgnis oder Unzufriedenheit über unsere Organisation, unsere Mitarbeiter, unsere Partner, unsere vertraglich gebundenen Dienstleister oder jeden anderen, der in unserem Namen handelt. Um mehr darüber zu erfahren, wie unsere Problemlösungsprozesse ablaufen, erreichen Sie uns unter support@youreditingteam.de.